Пять главных шагов внутреннего аудита по стандарту ISO 9001

Внутренний аудит для руководителя может быть лучшим способом получить свежий взгляд на бизнес-процесс, что определит области, которые нуждаются в улучшении. К сожалению, современные реалии таковы, что во многих компаниях не просто недооценивают необходимость проведения внутреннего аудита.

 

Его воспринимают не иначе как «необходимое зло», с которым вынуждены мириться, чтобы поддерживать сертификацию по стандарту ISO 9001:2015. В лучшем случае  — внутренний аудит рассматривают не более  как своеобразное повторение сертификационных аудитов, осуществляемых органами по сертификации.

 

На самом деле, важно осознать, что внутренний аудит даже более эффективен, чем сертификационный. Объясним почему —  он с большей вероятностью «докопается» до истинных причин хотя бы потому, что не так жестко ограничен во времени как сертификационная проверка.

 

Грустная статистика такова, что отношение к внутренним проверяющим недружелюбное, в плане желания утаить, спрятать, отделаться фиктивным отчетом без подлинной информации о процессах. Не сложно догадаться, какой результат от аудита, который провели «на авось».

 

Для удобства восприятия информации Сертификант предлагает вам 5 главных шагов внутреннего аудита по версии специалиста по качеству и сертифицированного аудитора Марка Хаммара.

 

Планирование программы аудита

 

Установленный цикл внутренних проверок осуществляет принцип открытости информации на предприятии.  Отсутствие плана проверок и внезапный визит – сигнал недоверия, который будет  именно так воспринят сотрудниками.

 

Обнародованный график аудиторской проверки сообщает подчиненным, что цель аудиторов помочь, а также поясняют намерения руководства – оказать помощь владельцам процессов. Плюс ко всему — персонал сможет распланировать время завершения улучшений, которые еще только внедряются в работу. Это замотивирует сотрудников завершить проекты по улучшению до начала аудита, тем самым продемонстрировав заинтересованность наладить все процессы.

 

Планирование процессного аудита

 

Согласование с хозяином процесса временных рамок помогает аудитору более эффективно определить время для анализа того или иного процесса. Благодаря этому процессу аудитор поймет каким аспектам деятельности он должен уделить больше внимания, с целью помочь владельцу процесса лучше делать свою работу.

 

Проведение аудита

 

Аудит начинается со встречи владельца процесса с аудитором —  на встрече становится понятно  можно ли начинать проверку. Сбор информации предполагает анализ записей, интервью с сотрудниками, анализ ключевых данных о состоянии процесса или даже наблюдение за процессом. Смысл всей этой деятельности в необходимости собрать свидетельства того, что бизнес-процесс работает, как это было запланировано в рамках СМК, и что он эффективен.

 

Подготовка отчета об аудите

 

Цель завершающей встречи аудиторов и владельцев процесса гарантировать, что поток информации обратной связи не задержится. Владелец процесса скорее получит  информацию о проблемах и слабых местах, чтобы предпринять соответствующие меры. Процесс обмена информации подкрепляется записью – более надежным носителем, чтобы лучше «вооружить» корректирующие действия.

 

Действия, направленные на  решение обнаруженных проблем и возможностям по улучшению работы

 

Этот этап не менее важен, чем реализация некоторых других ключевых требований ISO 9001.

Убедиться,  что проблемы, обнаруженные в ходе аудита, ликвидированы корректирующими действиями. Созданный по результатам аудита план улучшений внедряется и собирается объективная и четкая информация о преимуществах, которые принесли с собой улучшения. Это лучшая мотивация для персонала в стремлении к дальнейшим улучшениям.

 

Важно сосредоточиться на улучшении процессов, чтобы получить максимум пользы от внутренней проверки. Внутренний аудит должен быть сосредоточен на помощи в улучшении процесов.

 

Ведь постоянное улучшение бизнес-процессов – главная задача систем менеджмента качества по стандарту ISO 9001:2015. Это также один из главных мотиваторов для компаний внедрить СМК.

 

Улучшение не просто поспособствует повышению эффективности, но сохранит ваши деньги, нервы и время J