П’ять головних кроків внутрішнього аудиту за стандартом ISO 9001

 Внутрішній аудит для керівника може бути кращим способом отримати свіжий погляд на бізнес-процес, що визначить області, що потребують поліпшення. На жаль, сучасні реалії є такими, що у багатьох компаніях не просто недооцінюють необхідність проведення внутрішнього аудиту.

Його сприймають не інакше як «необхідне зло», з яким мусять змиритися, щоб підтримувати сертифікацію за стандартом ISO 9001:2015. У кращому випадку – внутрішній аудит розглядають лише як своєрідне повторення сертифікаційних аудитів, що здійснюють органи з сертифікації.

Насправді ж, важливо усвідомити, що внутрішній аудит навіть більш ефективний, аніж сертифікаційний. Пояснимо чому – він з більшою ймовірністю «дістанеться» до справжніх причин хоча б тому, що не так жорстко обмежений у часі як сертифікаційна перевірка. Сумна статистика така, що ставлення до внутрішніх перевіряючих недружнє, у плані бажання приховати, заховати, відбутись фіктивним звітом без справжньої інформації про процеси. Не складно здогадатися, який результат від аудиту, який провели «навмання».

Для зручності сприйняття інформації Сертіфікант пропонує вам 5 головних кроків внутрішнього аудиту за версією фахівця з якості та сертифікованого аудитора Марка Хаммара.

Планування програми аудиту

Встановлений цикл внутрішніх перевірок здійснює принцип відкритості інформації на підприємстві. Відсутність плану перевірок та раптовий візит – сигнал недовіри, який буде саме так сприйнятий співробітниками.

Оприлюднений графік аудиторської перевірки повідомляє підлеглим, що мета аудиторів допомогти, а також пояснює наміри керівництва – надати допомогу власникам процесів. Плюс до всього – персонал зможе розпланувати час завершення поліпшень, які ще тільки впроваджуються в роботу. Це замотивує співробітників завершити проекти з поліпшення до початку аудиту, тим самим продемонструвавши зацікавленість налагодити всі процеси.

Планування процесного аудиту

Узгодження з господарем процесу часових рамок допомагає аудитору більш ефективно визначити час для аналізу того чи іншого процесу. Завдяки цьому процесу аудитор зрозуміє яким саме аспектам діяльності він повинен приділити більше уваги, з метою допомогти власнику процесу краще виконувати свою роботу.

Проведення аудиту

Аудит починається із зустрічі власника процесу з аудитором – на зустрічі стає зрозуміло чи можна починати перевірку. Збір інформації передбачає аналіз записів, інтерв’ю зі співробітниками, аналіз ключових даних про стан процесу або навіть спостереження за процесом. Сенс всієї цієї діяльності у необхідності зібрати свідчення того, що бізнес-процес працює, як це було заплановано в рамках СМЯ, і що він є ефективним.

Підготовка звіту про аудит

Мета завершуючої зустрічі аудиторів та власників процесу гарантувати, що потік інформації зворотного зв’язку не затримається. Власник процесу швидше отримає інформацію про проблеми та слабкі місця, щоб вжити відповідних заходів. Процес обміну інформації підкріплюється записом – більш надійним носієм, щоб краще «озброїти» коригувальні дії.

Дії, спрямовані на вирішення виявлених проблем та можливостей по поліпшенню роботи

Цей етап не менш важливий, ніж реалізація деяких інших ключових вимог ISO 9001.

Переконатися, що проблеми, виявлені в ході аудиту, ліквідовані коригувальними діями. Створений за результатами аудиту план поліпшень впроваджується і збирається об’єктивна й чітка інформація про переваги, які принесли з собою поліпшення. Це найкраща мотивація для персоналу у прагненні до подальших поліпшень.

Важливо зосередитися на поліпшенні процесів, щоб отримати максимум користі від внутрішньої перевірки. Внутрішній аудит повинен бути зосереджений на допомозі у поліпшенні процесів.

Адже постійне поліпшення бізнес-процесів – головна задача систем менеджменту якості за стандартом ISO 9001: 2015. Це також один з головних мотиваторів для компаній впровадити СМЯ.

Поліпшення не просто посприяє підвищенню ефективності, але збереже ваші гроші, нерви й час J